sayed
05-14-2008, 04:29 PM
الهدف العام ؛
الوصول بالمتدرب الى اجادة تحوي يل المستهدفات لمكلف بها الى( جدول زمنى – اسناد – وسائل ) مع احترام الاستراتيجيات وقيود المنظمة
الهدف من الدورة :
1- معرفى :
1- تعريف الإدارة وعناصرها
2- تعريف التخطيط وعناصر الإجراءات – شروط الهدف- شروط الوسيلة – الفرق بين الهدف و المستهدف وبين الوسيلة والاجراء
2- قناعات :
1- تبنى التخطيط فى كل حياتنا
2- أثر التخطيط
3- امكانية اكتساب مهارة جدول التشغيل
3- مهارات :
1- التعامل مع المتغيرات
2- رفع واقع لهدف
3- الإسناد
4- وضع جدول التشغيل
5- ترتيب الأولويات
6- الابتكار للوسائل
وصف حالة النجاح
1- عمل جدول مزمن لهدف
2- عمل جدول لمتغير غير متنبا به
الأساليب التدريبية
1- استبيان
2- نقاش موجه
3- ورشة عمل
4- سلة البريد
5- مشهد تمثيلي
الزمن الأسلوب الفقرة
10 ق 10 ق 20 ق د15 ق 20 ق 15 ق 10 ق 10 ق 10 ق 10 ق10 ق 10 ق 15 ق نقاش حر نقاش حر عرض معرفى عرض معرفى استبيان ومناقشة حول النقاط1 ، 2 ، 5 ، 6 ، 12 ، 13 ، 14عرض معرفى + نقاش نقاش تنوال خمسة اسئلة فى موضوعات مختلفة نقاش موجه مناقشة حول رقم 8 فى الاستبياننقاش موجهنقاش موجه مناقشة حول النقاط 4 ، 9 عرض معرفى اداء من المدرب ورشة عمل مجموعات ويقيم افكار كل مجموعة اداء فردى من كل واحد ثم تقييم مع المناقشة والتحليل عرض الافكار نقاش موجه سلة البريد ورشة عمل فى جدول تشغيل الهدف عرض نتائج الورشة ورشة عمل فى جدول زمنى عمل جدول زمنى فردى استفتاح الادارة تعريف مكونات التخطيط تعريف أنواع إجراءات الخطة 1- الهدفكيفية وضع الأهداف مواصفات الهدف تحرير مصطلح الهدف مظاهر نجاح الهدف 1- التعامل مع الهف 2- رفع الواقع 3- ترتيب الاولويات بين الاهداف داخل الهدف الواحد كيف تظهر الأولويات يحافظ على الكيان – يمثل توجه – مطلوب لذاته – مسهل لغيره – متطلب لمستوى اعلى – الحاح الزمن 4- الاسناد 5- جدول الوسائل والأنشطةمواصفات الوسيلة 6- الجدول الزمنى الأحجار أولا
استبيان
لا أوافق نوعا ما إلى حد كبير اوافق تماما العبارات م
الأهداف الجيدة هى التي يحددها المنفذون لأنهم أدرى بالواقع . 1
إذا تعارض تحقق الهدف مع التشكيل نعدل الهدف بما يتناسب مع التشكيل لأن ثبات التشكيل لا يقل أهمية عن الهدف . 2
تحديد الوسائل والمواعيد التفصيلية للأنشطة كلما كان مركزيا كلما كان أفضل ( لخبرتهم الفنية ) . 4
إذا تعارض تحقق الهدف مع العلاقات الإنسانية: ( اختر واحدة فقط)1- الهدف أولا وأخيرا.2- نؤجل الهدف لآخر الخطة.3- نسدد ونقارب بين الاثنين.4- نحافظ على العلاقات الإنسانية فهي الأصل . 5- إجابة أخرى اذكرها 5
إذا تعارض تحقق هدف مع مهارات الأفراد الموجودين وحاولت أن تكسبهم هذه المهارات ولم تنجح اختر واحدة فقط)1- احرص على إكسابهم المهارات وأحاول ثانيا وثالثا و.......2- انقل التكليف لفريق آخر ثم ابحث لهم عن عمل .3- ابحث لهم عن عمل أولا ثم بعد ذلك انقل التكليف .4- أسدد وأقارب بين ما سبق.5- إجابة أخرى اذكرها 6
كلما تحقق فى فريق العمل الإخلاص والتضحية والمهارة والصدق كلما قل الاحتياج للمتابعة بشكل كبير . 7
اذا خيرت بين هدفين بأيهما تبدأ ( كلاهما سيتم تنفيذه فى الخطة ) ما أسس التفضيل اكتب باختصار شديد هذه الأسس............................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................... 8
الوسائل التى ثبت فاعليتها وكفاءتها هى الأفضل دائما 9
عند متابعة (أ/ شديد قوى) لمجموعة العمل فى فرع ( الرحمة ) وجد ان الأهداف قد تحققت تماما فى الموعد المحدد وبالتكلفة المحددة وبينما كان مجموعة العاملين ينتظرون توجيه الشكر لهم قال لهم للأسف ليس الإنجاز كما نريد هل هناك أسباب محتملة أن يكون لديه حق؟ وإذا كان ما هى هذه الأسباب ؟إذا لم يكن محقا بما تصف موقفه ؟ 10
الخط المستقيم أفضل الطرق للوصول للهدف 12
الأفضل دائما استخدام الأسلوب الذي أجيده ( فى الحوار – الإقناع – التواصل ) حتى احقق الهدف 13
عند التعامل مع المشكلة نستهدف أولا ( اختر واحدة فقط)1- الخروج منها سالمين معافين 2- الخروج منها بأقل قدر من المشاكل الجانبية 3- حل المشكلة بأقل تكلفة مادية وزمنية 4- الخروج منها بأكبر قدر من المكاسب فى تحقيق الأهداف 5- الخروج منها بتقوية العلاقات بين أفراد الفريق 6- إجابة أخرى اذكرها 16
الخطاب المدعم بالأدلة الرقمية والعقلية هو الأكثر إقناعا دائما 17
تعريف الإدارة
العمل مع
ومن خلال
الآخرين
بيئة متغيرة بيئة متغيرة
لتحقيق أهداف
المنشأة
بعض الأدلة الشرعية :
المجتهد المصيب والمجتهد المخطيء
من اجتهد فأخطأ فله أجر واحد وم اجتهد فأصاب فله أجران
الحكمة ضالة المؤمن أنىوجدها فهو احق الناس بها
الادارة الجيدة من الحكمة
لأن يهدى الل هبك رلاجلا واحدا خيرا لك مما طلعت عليه الشمس
من الأحاديث القليل التىعلقت الثواب على النتيجة
الدوواوين والنظم الإدارية الفارسية التى أدخلها سيدنا عمر بن الخطاب فى نظام دولة الخلافة الإسلامية
واعدوا لهم ما استطعتم من قوة
يقول بن الجوزى فى ركن التوكل فى معنى التوكل على الله ان تكون بقلبك مع المسبب وببدنك مع الاسباب ( ادخلوا عليهم الباب فاذا دخلتموه فإنكم غالبون )
( الهجرة )
تخطيط طويل المدى : سيدنا يوسف عليه السلام
متوسط المدى : سيدنا نوح عليه السلام
قصير المدى :خالد بن الوليد فى مؤته- غزوة
التخطيط :
الهدف لابد له من وقت والوقت بين مستثمر ومضيع
فيكون السؤال :
كيف نستثمر الوقت لتحقيق اهدافنا؟
لتستثمر الوقت عليك بحكمة التخطيط
لا سبيل لتحقيق الاستثمار الامثل للدقائق الا بالتخطيط
فهل تعلم ان كل دقيقة تقضيها فى التخطيط يقل الوقت المطلوب بمعدل دقيقة الى اربع دقائق فاذا قضيت عشر دقائق توفرمن الوقت حوالى 30 الى 40 دقيقة واذا قضيت ساعة واحدة فانت توفر من الوقت قرابة ثلاث الى اربع ساعات
وبالتالى يمكن ان تتحكم 15 دقيقة من التخطيط بفاعلية بيوم كامل من العمل .
والتخطيط من الوظائف القياديه المهمة فى الادارة العامة والتى يقع على عاتق القيادة الادارية وجوب النهوض به كوظيفة اساسية تختص بها الادارة العليا ولا تنتهى هذه الوظيفة الابتحقيق الاهداف من خلال نشاطات الادارة التى تعمل على تنفيذ الخطة .
مكونات العملية الإدارية :
الواقع ان هذه المكونات ترتبط ببعضها ارتباطا وثيقا
توظيف وتدريب
توجيه الهد ف تنظيم
متابعه تخطيط
مفهوم التخطيط :
التخطيط هو فن التعامل مع المستقبل وهو نقطة البداية فى اى عملية ادارية هذا ويتضمن التخطيط تصميم الاهداف وتقيمها واختيار المناسب منها وتحديد كيفية بلوغها من خلال برامج وجداول زمنية توظف على مداهاموارد معينة
أحد
أنواع التخطيط
استراتيجى :بعيد المدى : هو المتعلق برسالة المنظمة وقراراتها المصيرية ومبررات وجودها ومدته لاتقل عن 10 سنوات .
تكتيكى : متوسط المدى : وتتراوح مدته مابين 7:5 سنوات وهو
عبارة عن أهداف مرحلية تمثل محطات فى طريق
تحقيق الهدف الاستراتيجى
تنفيذى أوتشغيلى : قصير المدى : وتتراوح مدته بين سنتين فأقل
وبعمل على تحقيق أهداف اجرائية تفصيلية .
عناصر التخطيط
؟ من أين نبدأ؟ والى أين نسير؟ وكيف نسير ؟ وكيف نعرف أننا وصلنا لما نريد
العوامل التى يجب مراعاتها عند وضع الخطة
1- الوضوح
2- المرونة
3- المشاركة في وضع الخطة : مشاركة العاملين في المنظمة وأساسى لضمان درجة عالية من النجاح
عند التنفيذ
4 – مراعاة الجانب الانسانى : يجب على المخطط وهويضع الخطة ان يتذكر دائما انه يتعامل مع عنصر بشرى ذلك ان التنفيذ يتم بواسطة افراد لهم مجموعة من العواطف والمشاعر والاستعدادات ولهم دور بارز فى اتمام الاعمال
5 - دقة المعلومات والبيانات : ان البيانات الصحيحة والمعلومات االدقيقة هى الاساس الذى يبنى عليه الخطة وعلى أساسها يتم تحديد الامكانات المادية والبشرية اللازمة للخطة والوقت المناسب لتنفيذها والصورة التى سيكون ليها الوضع عند التنفيذ من النواحى الاقتصادية والاجتماعية والسياسية كافة
6- العمق وعدم الشكلية : ومعناه الاهتمام بالحقائق وبالمضمون والنفاذ الى الاعماق اما الاهتمام بالشكليات والهياكل وتركالمضمون فلا يحقق المطلوب من التخطيط .
7- دقة تحديد البرنامج الزمنى : يجب وضع برنامج زمني محدد لكل مراحل الخطة بحيث نحدد لكل مرحلة مدة زمنية مناسبة يتم فيها التنفيذ ويكون تحديد هذه المدة بدقة تامة كما ان يكون هذا التحديد مرنا بحيث يمكن تطويل أو تقصير المدة الزمنية اذا طرأت ظروف جديدة اقتضت البحث عن بديل او تعديل مناسب .
نسبة توزيع نشاط الفرد بين النشاطات الإدارية :
إدارة عليا إدارة وسطى إدارة تنفيذية
هرم التخطيط
استراتيجي الوزارة
متوسط إدارة التعليم
تنفيذي المدرسة
ما هو التخطيط
مرحلة التفكير الذى يسبق تنفيذ أى عمل
هو أسلوب فى التنظيم لخدمة العمل لتحقيق الاستخدام الأمثل للموارد المادية والبشرية وفقا لهداف محددة خلال ففترة زمنية معينة
ويعتمد ذلك على اتباع الأسس التالية :
1- تحديد الأهداف
2- جمع البيانات والحقائق
3- وضع الخطة
4- تنفيذها
5- متابعة الخطة
فبل تأدية أي عمل يجب علينا أن نسأل أنفسنا أربعة أسئلة أساسية هي :
1- أين نريد أن نصل ؟ ( الهدف الذى نريد الوصول إليه ) وهذا يتعلق بتعريف الأهداف والأغراض ( مرحلة التنظيم )
2- أين نحن ؟ ( ما وضعنا الحالى ؟ ) وهذا يتعلق بتحليل دقيق للموقف ( فترة الإعداد)
3- كيف نتوصل لذلك ؟ ( الطريقة ) وهذا يتعلق بتسلسل الخطى وتوزيع المسئوليات وتوفير الموارد ( مرحلة النفيذ )
4- كيف نتأكد اننا قد بلغنا الهدف ؟ وهذا يتعلق بالتقييم ( مرحلة التقييم )
اجراءات التخطيط
كيف تضع خطة عمل
ماذا : المهمة تحديد الهدف والمهام
ترتيب الأولويات
من : المشاركين المسئولين عن التنفيذ
كيف : الوسائل اللازمة
متى : الجدول الزمنى
بكم : الموارد
المتابعة : نظام جيد متبنى
متابعة الأهداف
متابعة الوساءل والأنشطة
مفاهيم مرتبطة بالتخطيط
الأهداف : الأهداف هي النتائج المطلوب تحقيقها في المستقبلواذا كان المطلوب في المستقبل البعيد فانها تسمى غايات واهداف استراتيجية أما اذا كان تحقيقها في الأجل القصير فانها تسمى اهدافا تكتيكية .
التنبؤ : يعرف التنبؤ بانه التوقع لتغيرات التي قد تحدث مستقبلا وتوؤثر بأسلوب مباشر أو غير مباشر على النشاط , ومهما كان التنبؤ دقيقا فلن يصل الى حد الصحة الكاملة في جميع الأمور .
السياسات : هي مجموعة المبادئ والقواعد التى تحكمسير العمل والمحددة سلفا بمعرفة الأدارة والتييسترشد بها العاملون في المستويات المختلفة عند اتخاذ القرارات والتصرفات المتعلقة بتحقيق الاهداف , وهناك فرق بين السياسة والهدف فالهدف هو مانريد تحقيقه , أما السياسة فهي المرشد لاختيارالطريق الذي يوصل للهدف .
الإجراءات : هي بمثابة الخطوات المكتبية والمراحل التفصيلية التي توضح اسلوب اتمام اللأعمال وكيفية تنفيذها والمسئولية عن هذا التنفيذ والفترالزمنية اللازمة لأتمام هذه الأعمال فهي اذنخط سير لجميع الأعمال التي تتم داخل المنظمة لإتمام هذه الاعمال .
تدبير الوسائل والإمكانات : مجموعة من الأنشطة والامكانيات الضرورية لترجمة هذه الاهداف الي شيء ملموس فهي ضرورية لإكمال وتحقيق الأهداف .
إجراءات وضع خطة
* أولاً : التعريف : -
هي تحويل المهام إلى وسائل وأنشطة على برنامج أو جدول زمني واضح ومحدد بعد تحديد الأهداف وترتيب الأولويات من خلال نظام متابعة للوصول إلى حالة النجاح .
* ثانيـاً : أهمية الإجراءات : -
1 – الإجراءات أحد الضمانات الهامة لتنفيذ الخطة بوجه صحيح للوصول إلى حالة النجاح .
2 – الإجراءات تساهم في تعميق النظرة الكلية والسير بمنظومة واحدة .
3 – تساهم في ترشيد تكلفة الإفراد والموارد .
4 – بدون إجراءات صحيحة تصبح المهمة حلماً جميلاً يستيقظ على واقع مر ومسئولية مهدرة .
* ثالثـاً : شروط الإجراءات الصحيحة :
1 – متدرجة ومتتابعة زمنياً ومحققة للمهمة .
2 – بسيطة وواقعية وواضحة ومفهومة .
3 – مناسبة لمستوى المنفذين .
4 – تمنع الازدواج والتعارض والتداخل .
5 – تجيب بشكل رئيسي على خمسة أسئلة ( من – ماذا – كيف – متى – بكم )
6 – لابد وان تكون الإجراءات متسقة مع التوجهات .
مواصفات الهدف الجيد
لأهمية الهدف الجيد فى عكملية التخطيط فمن الضرورى أن يتسم الهدف بمجموعة من الصفات التى تحقق الفعالية المطلوية
الوضوح والتحديد :
انه من الضرورى أن يكون الهدف واضح ومحددا تماما يسهل فهمه للجميع ( المشاركين فى تحقيقه ) ويمكن ان ستخدم لذلك ان لم يكن ( واضح ) بنفسه اجتماعات لعرض الخطة والهداف وشرحها وما المقصود منها بعد تجهيزها ومن المفترض انه قد يكون هؤلاء الأفراد قد شاركوا فى وضعها وبذلك يصبح وضوحها وفهمها أقرب وأكثر فاعلية
قابل للقياس :
لا بد للهدف أن يكون قابل للقياس حتى يسهل تحديد مدى تحقيقه وأين المنظمة منه الآن وبعد الخطة وحتى يسهل اعتباره احد المعايير الرقابية ومعايير الانجاز ويجب أن يكون قابل للقياس ومحدد من حيث ماذا يريد ؟ وبعد كم من المدة الزمنية ؟وانطلاقا من ماذا ؟ ويعتبر قابلية الهدف للقيا أحد مواصفات الهدف الجيد
واقعى :
لا بد أن تكون الهداف واقعية فيما تريد تحقيقه أى ان هذه الهداف يمكن تحقيقها أى تناسب الامكانات المادية والبشرية والزمنية المتاحة ومناسبة فى ظلل هذه الظروف المحيطة الخارجية الداخلية للمنظمة وهذا حتى لا تفاجا المنظمة بعدم أو ضعف كبير فى تحقيق الأهداف أثناء وفى نهاية الخطة
متحدة ( محفز )
كما يجب أن يكون الهدف واقعى فإنه يجب أن يكون طموح متحدى يحفز الأفراد لتحقيقه فلا يتطلع إلى نتائج زهية جدا وسهله جدا تقارب الحجالى أو قد تصل إلى مساواته أو تزيد بقلل بحجة إمكان تطبيقها أو حتى تكون واقعية بل لابد من أن يسعى الهدف لتحقيق طموح نعم لابد أن يكون فى الإمكان ولكن فيه قدر من الطموح والتحدى حتى يتم التحفيز بالجهد والعمل والبذل بصورة أكير لتحقيقه
المئمة ك
يجب أن يكون الهدف ملائما ومناسبا للمنظمة على جميع مستوياتها الإدارية المشاركة فى تحقيقه ولابد أن يكون ملائم للظروف الخاصة بالمنظمة وامكانياتها وأن يكو مقبولا وملائما لديهم ويفضل إذا كانوا قد شاركوا فى تحقيقه وكل ذلك حتى يتم الالتزام به وتحقيقه
الموضوعية ( مرتبط بنتيجة ):
لابد أن يحدد الهدف المدة الزمنية اللازمة لتحقيقه
لابد أ ن يتسم الهدف بالشرعية وتعاليم الدين وهذا شرط أساسي فى الهدف وذلك يكفل له الالتزام بالقيم والمباديء والعدل وما إلى ذلمك من أسس نجاح المنظمة
ما هى معوقات تحقيق الفاعلية للهدف
افتقاد الهدف لأحد المواصفات المطلوبة
من معوقات تحقق الهدف أو احداثه للأثر الفعال أن يفتقد أحد مواصفات الهدف الجيد أو كلها مما يسبب خلل فى الهدف عوق عملي تحقيقه
تعارض أو تناقض
ويقصد بذلك محاولة تحقيق بعض هذه الأهداف ( النتائج ) التى لا يمكن الوصول إليها كلها فى ذلك الوقت أو تناقضها مع الأهداف الأساسية للمنظمة أو تناقضها مع بعضها البعض من حيث المباديء أو احتياج كل منها موارد أساسية لا يوجد منها الكميات الكافية فى المنظمة فى نفش الفترة
تعديلات متكررة غير مناسبة
حدوث تغييرات بدون سبب مناسب لمجرد رأى أو فكرة طارئة
كثرة الإضافات طول العام
مثال لهدف : الانتشار فى 20 % من الحيز الجغرافى حول مقر
كيفية التناول ك
معنى الانتشار ( تغير الصرة الذهنية ) ملصقات – نشرات – ندوات – محاضرات
الحيز الجغرافى : حصر عدد العمارات بجوار المقر
كل منتج يصل إلى 20 % على مدار العام
يشترط أن يتم الوصول إلى 20 % جديد
تحليل البيئة الخارجية :
تعريفها :
جميع العوامل غير الخاضعة للمؤسسة مثل الاتجاهات الأخرى ( سياسة عامة فى الدولة – مساجد للاتجاه الآخر- الاحزاب – مقرات الاحزاب – النواب الاخرين-.)
الفرص المتاحة :
هى اية مواقف او اتجاهات او تغيرات قائمة او محتملة بالبيئة الخارجية التى قد تؤدى الى اتاحة فرصة افضل مثال ( الانتخابات البرلمانية – مشروع محو الامية – دعوة من درسة لعمل داخلها – فوز مجلس اباء – افتتاح نادى جديد )
التهديدات المحتملة :
هى اية امواقف او اتجاهات او تغيرات بالبيئة الخارجية تمثل خطرا قائما او محتملا على كيا ن الجمعية او تحد من قدرتها وتعوقها
مثال : فتح مجال لاتجاه معادى – نشاط بالحزب الوطنى – ضغط امنى
تحليل البيئة الداخلية :
البيئة الداخلية : هى جميع العوامل الخاضعة لسيطرة ادارة الجمعية ومنها السياسات والاجراءت وقواعد العمل الداخليثة
مواطن القوة : قدرات ذاتية مثل الموارد البشرية ( مشرفين – اشبال جيدة- تدريب جيد مساجد – اماكنات مالية )
مواطن الضعف : هى القيود وأوجه القصورؤ الذاتية ( ضعف عدد مشرفين – ضعف كفاء مشرفين – ضعف امكانات مادية – عدم وضوح الاهداف )
1) تحليل البيئة الخارجية:
:- أ- البيئة الخارجية : - هى جميع العوامل غير الخاضعة لسيطرة إدارة الجمعية ومنها : المؤثرات والتوجهات السياسية ، الاقتصادية ، الاجتماعية ، التكنولوجية ، القانونية ، التشريعية ، التنافسية ( المنافسين والشركاء الحاليين والمتوقعين للمستقبل ) – المتحكمون الرئيسيون فى الموارد .
ب- الفرص المتاحة :- هى أية مواقف أو اتجاهات أو تغيرات قائمة أو محتملة بالبيئة الخارجية قد تؤدى إلى إتاحة فرصة أفضل لتحقيق أهداف وأنشطة الجمعية وذلك إذا ما أحسن استغلال واقتناص تلك الفرص المتاحة .
ج– التهديدات المحتملة :- هى أية مواقف أو اتجاهات أو تغيرات بالبيئة الخارجية تمثل خطراً قائماً أو محتملاً على كيان الجمعية أو تحد من قدرتها وتعوقها عن تحقيق أهدافها ورسالتها .. وذلك ما لم تنجح الجمعية فى تجنبها أو تحييدها .
2) تحليل البيئة الداخلية : -
أ- البيئة الداخلية : هى جميع العوامل الخاضعة لسيطرة إدارة الجمعية ومنها
السياسات والإجراءات وقواعد العمل الداخلية .
كثيراً ما تواجه الجمعيات مشكلة نقص المعلومات الموضوعية حول كفاءة الأداء مما قد يخلق صراعات داخلية وعدم إحساس بالأمان لدى العاملين مما يؤكد أهمية وجود نظام ولو بسيط جداً لتقييم الآداء .
ب- مواطن القوة : هى القدرات الذاتية للجمعية والتى تميزها سواء كانت موارد أو إمكانيات بشرية أو مادية أو نظم عمل ويمكن استخدامها بكفاءة وفاعلية فى تحقيق أهداف ورسالة الجمعية .
ج- مواطن الضعف : هى القيود وأوجه القصور والضعف الذاتية سواء كانت موارد أو إمكانيات بشرية أو مادية أو نظم للعمل مطبقة والتى يمكن أن تعوق الجمعية عن تحقيق أهدافهاورسالتها .
ملاحظات هامة
- كلما كان تحليل البيئة واضحا وبسيطا ومختصرا وخالي من التركيبات والتعقيدات كلما كان من السهل استخدامه في التخطيط .
- من المهم ان تتاح الفرصة لممثلين عن كافة المواقع الادارية بالجمعية للمشاركة الفعالة في تحليل البيئة الداخلية والخارجية للجمعية مع اتاحة الفترة الزمنية المناسبة لهذا العمل الهام
- المشكلات والمتغيرات الخارجية يجب ان تاخذ الاولوية الاولى من المناقشةوالتحليل ثم الامور الداخلية
يجب على المشاركين في هذه العملية رصد الامور الي قد تطرأ أثناء النقاش لدراستها في حينها – بعد ان تتم خطوة التحليل قد يرى فريق التخطيط ضرورة مراجعة كل الخطوات السابقة في ظل الفهم الاوضح للبيئة الداخلية وال خارجية –كم يجب ان تهتم الجمعية بالقيام بهذه العملية بشكل دوري .
الاجراء الثاني : تحديد الهدف :
تعني ضبط أو تعامل أمثل مع الهدف ويتم ذلك من خلال :
1 – مراجعة الهدف في ضوء الواقع .
2 – إعادة تجزئة الهدف إلى أجزاء أصغر يمكن التعامل معه بيسر وسهولة .
3 – تقسيم الهدف إلى أهداف مرحلية [ ولا يشترط تجزئته زمنياً بالتساوي ]
4 – عمل تهيئة للهدف حتى يمكن ان يخدم خدمة جيدة .
والأهداف هي عروس التخطيط فلا تخطيط بدون أهداف ويتعين تصميم أهداف ت ه تهيء اطارا لعمل الادارة بما يؤدي لبلوغ غايتها او تحقيق رسالتها ويفترض ان تتسم الاهداف بما يلي :
1- الوضوح والتحديد ( بحيث لايضمن الهدف توجهات عامة غامضة )
2- ان يكون للهدف صيغة كمية كلما أمكن وله اطار زمني ( ليسهل قياس مدى تحققه )
3 – ان يركز على النتيجة المستهدفة وليس على كيفيية بلوغها.
4- ان ينسجم مع الاهداف الاخرى ولايتعارض معها .
س : من يضع الأولويات ؟
ج: المستوى الأعلى
ترتيب الولويات
بين المهام ( الهداف ) داخل الهدف نفسه
نقاط القوة والضعف ودراسة الواقع
مسد واحد فقط للمل
الطاقة المنتجة فى مجال ما مثل – دعة فردية – مشرف اشبال
هدف ضرورى لذاته او لتحقيق أهداف أخرى
مؤيد – م ق – س
هدف يدفع ضرر محقق أو يحافظ على لنمؤسسة
المقارنة بين الصعبة والعائد والمردود
من
هم المشاركين المسئولين عن التنفيذ
مكتب المنطفة مكتب الشعبة اسر لجان فرد
ويجب تحديد :
- دور كل مشارك
- حصته من المستهدف
- ترتيبه بين المشاركين
- لا يجوز ترك مهمة أو هدف دون تحديد المسئول عنها
- مثال :
- التوظيف الخارجى
- ضم 200 م ق
- زيادة المصلين بمقداتر 10000
يجب مراعاة التفاوت والاختلاف بين أداء المشاركين
بكم
الموارد
يتم تحديد الاحتياجات اللازمة من الطاقات البشرية والتكلفة المالية للجدول الزمنى السابق
التكلة المالية تكفى اولا تكفى
توفير موارد جديدة ( مشاريع تجارية )
توظيف موارد م الغير ( تبرعات )
اعادة تزيع العمال على الجدول الزمنى مع مراعاة الأولويات
التكلفة البشر ية تكفى أو لا تكفى
أعادة الجدولة
النقل بين المشاركين
زيادة رأسية ( رفع كفاءة الأفراد )
زيادة أفقية
الرجوع للمستوى الأعلى
تعليم
مساعدة
تخفيض المستهدف
رفع التكاليف
المتابعة
يجب وضع نظام متابعة بسيط وجيد ومتبنى يحدد فيه
من لمن على ماذا كيف متى ثم ماذا
يتابع المتابع موضوع المتابعة وسيلتها زمنه – دوريتها نتائجها
متى :
الجدول الزمنى الكلى والفرعى ( جداول التشغيل )
تقوم المنطقة بوضع الجدول الزمنى الكلى لها ثم بعد ذلك تقوم الشعبة بوضع جدولها
اعداد وتوزيع جداول التشغيل
ان اى عمل أو نشاط يتم ترتيبه يوضع اولا فى جدول تشغيل يحدد معه ابتداء ما يلى
موعد التجهيز
احيانا يكون فى توقيت مشترك أومتقارب فى بعض الأعمال
موعد التنفيذ
من المسئول عنه ؟ فرد أو فريق عمل له مسئول
ثم يقوم المسئول عن هذا لعمل أو النشاط باستكمال باقى بنود موعدى التجهيز والتنفيذ ويعطى التمام بذلك ويرفعه للمستوى الأعلى للاعتماد فى حينه
ملحوظة
بناء على ماسبق يتم التخفيف عن المجلس فلا تذكر تفاصيل العمال فى جداو لاتشغسيل
مراحل اعداد وتوزيع جداول التشغيل على ثلاث محاول رئيسية
الأول : أنشطة تشارك فيها المنطقة ( القسم المركزى )
لها موعد محدد من القسم ينبغى الالتزام به وتفر يغ مكانه فى جدول التشغيل
الاستعداد لها والمشاركة فيها من قبل مجلس المنطقة ( توزيع مسئولياتها على الأفراد بالمجلس ومتابعتها وعرضها على المجلس )
الثانى : انشطة مجمعة على مستوى لمنطقة كز
مجلس المنطقة هو المسئ عنها وعن عمل جدول التشغيل لها وتحديد موعدها
يتم تكليف فرد من المجلس أومعه فريق عمل لإعداد جداول التشغيل والتنفيذ وعرض ذلك على المجلس لإقراراه
الثالث : انشطة على مستومى الشعبة
تترك الشعبة لتقوم بمناقشاتها وفرزها والاشراف عليها ويحدث نفس الشيء فى مجلس ادارة الشعبة حيث يقوم بفرز التكاليف الى
تكاليف مركزية تشارك فيها يتم تحديد موعدها وتلتزم به
انشطة مجمعة على مستواها وهى مسئولة عن اعداد جدولها التشغيلى عن طريق أحد أفرادها ويعتمدها المجلس
انشطة على مسوى الأفراد والأسر وفرق العمل
مجلس المنطقة أو الشعبة
تحديد العمال تحديد المسئول عن كل عمل فيها
أعمال مركزية تسليم المسئول الموعد + معيار الانجاز
اعملا مجمعة على مستوى المنطقة او الشعبة يقوم المسئول بلآتى :
اعمال على مستوى الأفراد وفرق العمل اعداد جداول التشغيل
اعاء التمكام عنه
القيام بالتنفذ
رفع التقرير
ويراعى الآتى :
1- العمال المركزية وتوقيها للمستوى الأعلى
2- الأعمال المرتبطة بأزمنة محددة ( رمضان – الانتخابات – الصيف -.)
3- ترتيب الأمكالالمشتركة وتجميعها ( الحجاب كل الوحدات معا مرة واحدة او شهور متوالية بترتيب معين )
4- الطواريء يترك مساحة زمنية كافية لها
5- ترتيب ازمنةالدعم لافنى الللازم
موعد التنفيذ موعدلجهيز المسئول المهمة
موعد التنفيذ موعد التجهيز المسئول الوسيلة
الإجراء الثالث : ترتيب الأوليات :
( أ ) بين الأهداف : وفيها تتم المفاضلة بين الأهداف وعرض المعايير على كل هدف ومنحه درجة للوصول إلى ترتيب حسب الأهمية وبناءاً على المعايير التالية بعد :
1 - هدف ضروري لذاته .
2 – هدف ضروري لغيره
3 – هدف عام للمحافظة على المؤسسة .
4 – هدف عام يدفع ضرر محقق .
5 – هدف بنجاحه تحقق نجاحات أو تعالج ظواهر سلبية .
6 – هدف يوفر موارد أو يسرع في الإنجاز .
مع تقديم الهدف الأهم الأسهل ثم الموازنة بين الأهم الأصعب والمهم الأسهل .
ترتيب الاولويات داخل الهدف نفسه :
1- تعريف الهدف
2- تحديد مظاهر نجاح كل هدف
3- تحديد معايير قياس كل هدف
4- تحديد وسائل قياس كل هدف
5- مراعاة عنصر الزمن وأثره في تحقيق الهدف أوجزء منه .
*الإجراء الرابع : توزيع المهام على المشاركين :
يراعي عند توزيع المهام على الوحدات المشاركة في أي مستوى الآتي :
1 – مراعاة التفاوت والاختلاف بين أداء الوحدات بعضها ببعض سواء كانت فنية أو تنفيذية .
2 – يتم الاتفاق على المهام المشتركة بين كل أو بعض فرق التنفيذ .
3 – يتم تفصيل دور كل مشارك ومهمته والموارد اللازمة له .
4 – تحديد الجهات المختصة بالمتابعة والدعم الفني .
الاجراء الخامس : وضع الوسائل والأنشطة:
يقوم كل مشارك بوضع الوسائل التفصيلية لتحقيق المهمة مع مراعاة تفضيل الوسيلة الأكثر تأثيراً
استراتيجية الحصان الميت :
هناك حكمة قديمة لدى الهنود الحمر تقو ل ( اذا اكتشفت انك تركب حصانا ميتا أو على وشك الموت
فان أفضل استراتيجية هى ان تنزل عنه .)
الا ان الشائع في بيئة العمل هو اتباع استراتيجيات اخرى مثل :
شراء سوط أقوى/ تغيير الفارس /تشكيل لجنة لدراسة الحصان /رفع معايير ركوب الاحصنة الميتة /
تشكيل فريق عمل لانعاش الحصان /عمل دورة تدريبية لتقوية مقدرتنا على ركوب الحصان الميت /
تقديم مخصصات مالية اضافية لزيادة اداء الحصان /شراء ادوات تساعد الحصان الميت على الجري /
رفع شعار ان الحصان يكون أفضل واسرع وارخص اذاكان ميتا / ترقية الحصان الميت الى استشاري /
تسجيل الحصان في جمعية الخيول الأمريكية .
الإجراءالسادس : الجدول الزمني :
بعد تحديد الوسائل والأنشطة يقوم كل فريق أو وحدة بوضع الجدول الزمني ويراعى فيه الآتي :
1 الاوقات الحاكمة وهي إما عامة على جميع الوحدات ( شهر رمضان ) أو تخص وحدة بعينها مثل الطلبة
والأشبال [ امتحانات نصف العام أو آخر العام ] ديسمبر ومايو .
2 – اختيار أهم المناسبات الهجرية والميلادية التي تخدم المهام .
3 – ترتيب الجهود وتجميعها في الجدول الزمني [ الحجاب كل الوحدات مرة واحدة أو على أشهر متفرقة ]
4 – الطوارئ تترك مسافة زمنية شهر أو أكثر ( ويراعي اغتنام المواسم )
الاجراء السابع : تحديد الموارد :
:
يتم تحديد الموارد البشرية والمالية اللازمة وتوفيرها والتنسيق بين الوحدات المختلفة لتحقيق الكفاية .
الاجراء الثامن : نظام المتابعة :
: وينبغى هنا الاهتمام بجزءين
1 – أن تكون المتابعة مرتبطة بالخطة الكلية .
2 – أن تبدأ المتابعة بالوسائل والأنشطة وتنتهي على الأهداف
وهي مقسمة على جزئين ولابد من الاجابة على الاتي :
: متابعة على الوسائل والأنشطة :
1 – هل تم تنفيذ الوسائل بطريقة صحيحة فنيا وإدارياً أم لا ؟
2 – هل أنتجت الوسيلة أثرها المطلوب أم لا ؟
3 - هل أنتجت مجموع الوسائل أثرها في المجتمع ( حققت المستهدف)
: المتابعة على الخطة كلها .
1 – هل تم تنفيذ الخطة بكفاءة وفاعلية ؟
2 – هل وضعت الخطة صحيحة أم لا ؟
3 – هل تم التصحيح في الوقت اللازم وفقاً للمتغيرات والظروف أم
كيفية السير بالخطة
- أولاً : قواعد أساسية للسير بالخطة
: -
1 – التخطيط التزام : حافظ على الجهد والوقت الذي أنفق في التخطيط بتنفيذك الخطة .
2 –
المعلومات الصحيحة : أعد قاعدة دقيقة للبيانات .
3 – التلازم : احرص على تلازم عمليتي التخطيط والمتابعة .
4 – التنسيق : بين الجهات التي تشارك في تنفيذ الخطة وبين الخطط الرئيسية والفرعية .
جدول تشغيل الوحدة لشهر :
معيار الإنجاز وقت التنفيذ بدء الإعداد يوم المسئول الأعمـــــــال م
ليوم من يوم
ثم يقوم المسئول عن النشاط بالآتي : -
1 - وضع جدول تشغيل النشاط . 2 - اعتماد جدول التشغيل .
3 - التنفيذ . 4 - رفع التقارير
- مـلاحظــات : -
1 - يتم التخفيف عن المجلس فـلا ينشغل بوضع تفاصيل الأعمال في جداول التشغيل .
2 - توقيتات الإعداد والتنفيذ أحياناً تكون مشتركة أو متقاربة .
3 - المسئول ممكن أن يكون فرد أو فريق عمل .
4 - بالنسبة للأنشطة التي تشارك فيها الوحدة الجهة الأعلى يُحدد الموعد من الجهة الأعلى وتلتزم به
الوحدة وتدرجه في جدول التشغيل وتستكمل الوحدة باقي جدول التشغيل ( ما تـكلف به ) .
5 - على اللجان بالمنطقة أن تحيط مجلس المنطقة بأهم النقاط في جدول تشغيل النشاط ( من خطة اللجنة )
مثل : المكان - المسئول - المحاضر ………
6 - جدول تشغيل شهر يناير مثلاً ( كل الأعمال يبدأ إعدادها في شهر يناير لأن بعض الأعمال يستغرق إعدادها أكثر من شهر وبالتالي يجب أن يظهر في البرنامج الزمني للخطة تاريخ بدء الإعداد للأعمال التي يزيد وقت إعدادها عن شهر التنفيذ
جدول تشغيل لمسئول أي نشاط :
الزمن التكلفة المسئول عنها إجراءات وخطوات م
إلى يوم من يوم
أ ) الإعداد1 -2 - 3 -ب ) التنفيذ 1 -2 –3 -
ملخص الدورة :
الإدارة : هى العمل مع ومن خلال الآخرين فى بيئة متغيرة لتحقيق أهداف المؤسسة
عناصرها : التخطيط – التنظيم – التوجيه – المتابعة والتقويم
التخطيط: هو اسلوب لخدمة العمل لتحقيق الاستخدام الأمثل للموارد المادية والبشرية وفقا لأهداف محددة خلال فترة زمنية معينة
انواع التخطيط : استراتيجى – تكتيكى – تنفيذى
قبل العمل : أين – كيف
اجراءات الخطة : الهدف – رفع الواقع – ترتيب اولويات – الاسناد – جدول الأنشطة – الجدول الزمنى – المتابعة – الاعتماد
مواصفات الهدف : واضح – محدد- قابل للقياس – طموح – واقعى
الأولويات : للمستوى العلى اولا – بين الأهداف –د اخل الهدف نفسه – أهداف تحافظ على الكيان – أهداف تمثل توجه – أهداف مطلوبه لذاتها – أهداف مسهله لغيرها
الأنشطة : مواصفات الوسيلة ( أعظم أثر – تخدم أمثر من هدف – أقل زمن – أقل تكلفة ط)
الاعتماد : فنى – إدارى
المتابعة : لمن – على ماذا – كيف – مت – ثم ماذا
الوصول بالمتدرب الى اجادة تحوي يل المستهدفات لمكلف بها الى( جدول زمنى – اسناد – وسائل ) مع احترام الاستراتيجيات وقيود المنظمة
الهدف من الدورة :
1- معرفى :
1- تعريف الإدارة وعناصرها
2- تعريف التخطيط وعناصر الإجراءات – شروط الهدف- شروط الوسيلة – الفرق بين الهدف و المستهدف وبين الوسيلة والاجراء
2- قناعات :
1- تبنى التخطيط فى كل حياتنا
2- أثر التخطيط
3- امكانية اكتساب مهارة جدول التشغيل
3- مهارات :
1- التعامل مع المتغيرات
2- رفع واقع لهدف
3- الإسناد
4- وضع جدول التشغيل
5- ترتيب الأولويات
6- الابتكار للوسائل
وصف حالة النجاح
1- عمل جدول مزمن لهدف
2- عمل جدول لمتغير غير متنبا به
الأساليب التدريبية
1- استبيان
2- نقاش موجه
3- ورشة عمل
4- سلة البريد
5- مشهد تمثيلي
الزمن الأسلوب الفقرة
10 ق 10 ق 20 ق د15 ق 20 ق 15 ق 10 ق 10 ق 10 ق 10 ق10 ق 10 ق 15 ق نقاش حر نقاش حر عرض معرفى عرض معرفى استبيان ومناقشة حول النقاط1 ، 2 ، 5 ، 6 ، 12 ، 13 ، 14عرض معرفى + نقاش نقاش تنوال خمسة اسئلة فى موضوعات مختلفة نقاش موجه مناقشة حول رقم 8 فى الاستبياننقاش موجهنقاش موجه مناقشة حول النقاط 4 ، 9 عرض معرفى اداء من المدرب ورشة عمل مجموعات ويقيم افكار كل مجموعة اداء فردى من كل واحد ثم تقييم مع المناقشة والتحليل عرض الافكار نقاش موجه سلة البريد ورشة عمل فى جدول تشغيل الهدف عرض نتائج الورشة ورشة عمل فى جدول زمنى عمل جدول زمنى فردى استفتاح الادارة تعريف مكونات التخطيط تعريف أنواع إجراءات الخطة 1- الهدفكيفية وضع الأهداف مواصفات الهدف تحرير مصطلح الهدف مظاهر نجاح الهدف 1- التعامل مع الهف 2- رفع الواقع 3- ترتيب الاولويات بين الاهداف داخل الهدف الواحد كيف تظهر الأولويات يحافظ على الكيان – يمثل توجه – مطلوب لذاته – مسهل لغيره – متطلب لمستوى اعلى – الحاح الزمن 4- الاسناد 5- جدول الوسائل والأنشطةمواصفات الوسيلة 6- الجدول الزمنى الأحجار أولا
استبيان
لا أوافق نوعا ما إلى حد كبير اوافق تماما العبارات م
الأهداف الجيدة هى التي يحددها المنفذون لأنهم أدرى بالواقع . 1
إذا تعارض تحقق الهدف مع التشكيل نعدل الهدف بما يتناسب مع التشكيل لأن ثبات التشكيل لا يقل أهمية عن الهدف . 2
تحديد الوسائل والمواعيد التفصيلية للأنشطة كلما كان مركزيا كلما كان أفضل ( لخبرتهم الفنية ) . 4
إذا تعارض تحقق الهدف مع العلاقات الإنسانية: ( اختر واحدة فقط)1- الهدف أولا وأخيرا.2- نؤجل الهدف لآخر الخطة.3- نسدد ونقارب بين الاثنين.4- نحافظ على العلاقات الإنسانية فهي الأصل . 5- إجابة أخرى اذكرها 5
إذا تعارض تحقق هدف مع مهارات الأفراد الموجودين وحاولت أن تكسبهم هذه المهارات ولم تنجح اختر واحدة فقط)1- احرص على إكسابهم المهارات وأحاول ثانيا وثالثا و.......2- انقل التكليف لفريق آخر ثم ابحث لهم عن عمل .3- ابحث لهم عن عمل أولا ثم بعد ذلك انقل التكليف .4- أسدد وأقارب بين ما سبق.5- إجابة أخرى اذكرها 6
كلما تحقق فى فريق العمل الإخلاص والتضحية والمهارة والصدق كلما قل الاحتياج للمتابعة بشكل كبير . 7
اذا خيرت بين هدفين بأيهما تبدأ ( كلاهما سيتم تنفيذه فى الخطة ) ما أسس التفضيل اكتب باختصار شديد هذه الأسس............................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................... 8
الوسائل التى ثبت فاعليتها وكفاءتها هى الأفضل دائما 9
عند متابعة (أ/ شديد قوى) لمجموعة العمل فى فرع ( الرحمة ) وجد ان الأهداف قد تحققت تماما فى الموعد المحدد وبالتكلفة المحددة وبينما كان مجموعة العاملين ينتظرون توجيه الشكر لهم قال لهم للأسف ليس الإنجاز كما نريد هل هناك أسباب محتملة أن يكون لديه حق؟ وإذا كان ما هى هذه الأسباب ؟إذا لم يكن محقا بما تصف موقفه ؟ 10
الخط المستقيم أفضل الطرق للوصول للهدف 12
الأفضل دائما استخدام الأسلوب الذي أجيده ( فى الحوار – الإقناع – التواصل ) حتى احقق الهدف 13
عند التعامل مع المشكلة نستهدف أولا ( اختر واحدة فقط)1- الخروج منها سالمين معافين 2- الخروج منها بأقل قدر من المشاكل الجانبية 3- حل المشكلة بأقل تكلفة مادية وزمنية 4- الخروج منها بأكبر قدر من المكاسب فى تحقيق الأهداف 5- الخروج منها بتقوية العلاقات بين أفراد الفريق 6- إجابة أخرى اذكرها 16
الخطاب المدعم بالأدلة الرقمية والعقلية هو الأكثر إقناعا دائما 17
تعريف الإدارة
العمل مع
ومن خلال
الآخرين
بيئة متغيرة بيئة متغيرة
لتحقيق أهداف
المنشأة
بعض الأدلة الشرعية :
المجتهد المصيب والمجتهد المخطيء
من اجتهد فأخطأ فله أجر واحد وم اجتهد فأصاب فله أجران
الحكمة ضالة المؤمن أنىوجدها فهو احق الناس بها
الادارة الجيدة من الحكمة
لأن يهدى الل هبك رلاجلا واحدا خيرا لك مما طلعت عليه الشمس
من الأحاديث القليل التىعلقت الثواب على النتيجة
الدوواوين والنظم الإدارية الفارسية التى أدخلها سيدنا عمر بن الخطاب فى نظام دولة الخلافة الإسلامية
واعدوا لهم ما استطعتم من قوة
يقول بن الجوزى فى ركن التوكل فى معنى التوكل على الله ان تكون بقلبك مع المسبب وببدنك مع الاسباب ( ادخلوا عليهم الباب فاذا دخلتموه فإنكم غالبون )
( الهجرة )
تخطيط طويل المدى : سيدنا يوسف عليه السلام
متوسط المدى : سيدنا نوح عليه السلام
قصير المدى :خالد بن الوليد فى مؤته- غزوة
التخطيط :
الهدف لابد له من وقت والوقت بين مستثمر ومضيع
فيكون السؤال :
كيف نستثمر الوقت لتحقيق اهدافنا؟
لتستثمر الوقت عليك بحكمة التخطيط
لا سبيل لتحقيق الاستثمار الامثل للدقائق الا بالتخطيط
فهل تعلم ان كل دقيقة تقضيها فى التخطيط يقل الوقت المطلوب بمعدل دقيقة الى اربع دقائق فاذا قضيت عشر دقائق توفرمن الوقت حوالى 30 الى 40 دقيقة واذا قضيت ساعة واحدة فانت توفر من الوقت قرابة ثلاث الى اربع ساعات
وبالتالى يمكن ان تتحكم 15 دقيقة من التخطيط بفاعلية بيوم كامل من العمل .
والتخطيط من الوظائف القياديه المهمة فى الادارة العامة والتى يقع على عاتق القيادة الادارية وجوب النهوض به كوظيفة اساسية تختص بها الادارة العليا ولا تنتهى هذه الوظيفة الابتحقيق الاهداف من خلال نشاطات الادارة التى تعمل على تنفيذ الخطة .
مكونات العملية الإدارية :
الواقع ان هذه المكونات ترتبط ببعضها ارتباطا وثيقا
توظيف وتدريب
توجيه الهد ف تنظيم
متابعه تخطيط
مفهوم التخطيط :
التخطيط هو فن التعامل مع المستقبل وهو نقطة البداية فى اى عملية ادارية هذا ويتضمن التخطيط تصميم الاهداف وتقيمها واختيار المناسب منها وتحديد كيفية بلوغها من خلال برامج وجداول زمنية توظف على مداهاموارد معينة
أحد
أنواع التخطيط
استراتيجى :بعيد المدى : هو المتعلق برسالة المنظمة وقراراتها المصيرية ومبررات وجودها ومدته لاتقل عن 10 سنوات .
تكتيكى : متوسط المدى : وتتراوح مدته مابين 7:5 سنوات وهو
عبارة عن أهداف مرحلية تمثل محطات فى طريق
تحقيق الهدف الاستراتيجى
تنفيذى أوتشغيلى : قصير المدى : وتتراوح مدته بين سنتين فأقل
وبعمل على تحقيق أهداف اجرائية تفصيلية .
عناصر التخطيط
؟ من أين نبدأ؟ والى أين نسير؟ وكيف نسير ؟ وكيف نعرف أننا وصلنا لما نريد
العوامل التى يجب مراعاتها عند وضع الخطة
1- الوضوح
2- المرونة
3- المشاركة في وضع الخطة : مشاركة العاملين في المنظمة وأساسى لضمان درجة عالية من النجاح
عند التنفيذ
4 – مراعاة الجانب الانسانى : يجب على المخطط وهويضع الخطة ان يتذكر دائما انه يتعامل مع عنصر بشرى ذلك ان التنفيذ يتم بواسطة افراد لهم مجموعة من العواطف والمشاعر والاستعدادات ولهم دور بارز فى اتمام الاعمال
5 - دقة المعلومات والبيانات : ان البيانات الصحيحة والمعلومات االدقيقة هى الاساس الذى يبنى عليه الخطة وعلى أساسها يتم تحديد الامكانات المادية والبشرية اللازمة للخطة والوقت المناسب لتنفيذها والصورة التى سيكون ليها الوضع عند التنفيذ من النواحى الاقتصادية والاجتماعية والسياسية كافة
6- العمق وعدم الشكلية : ومعناه الاهتمام بالحقائق وبالمضمون والنفاذ الى الاعماق اما الاهتمام بالشكليات والهياكل وتركالمضمون فلا يحقق المطلوب من التخطيط .
7- دقة تحديد البرنامج الزمنى : يجب وضع برنامج زمني محدد لكل مراحل الخطة بحيث نحدد لكل مرحلة مدة زمنية مناسبة يتم فيها التنفيذ ويكون تحديد هذه المدة بدقة تامة كما ان يكون هذا التحديد مرنا بحيث يمكن تطويل أو تقصير المدة الزمنية اذا طرأت ظروف جديدة اقتضت البحث عن بديل او تعديل مناسب .
نسبة توزيع نشاط الفرد بين النشاطات الإدارية :
إدارة عليا إدارة وسطى إدارة تنفيذية
هرم التخطيط
استراتيجي الوزارة
متوسط إدارة التعليم
تنفيذي المدرسة
ما هو التخطيط
مرحلة التفكير الذى يسبق تنفيذ أى عمل
هو أسلوب فى التنظيم لخدمة العمل لتحقيق الاستخدام الأمثل للموارد المادية والبشرية وفقا لهداف محددة خلال ففترة زمنية معينة
ويعتمد ذلك على اتباع الأسس التالية :
1- تحديد الأهداف
2- جمع البيانات والحقائق
3- وضع الخطة
4- تنفيذها
5- متابعة الخطة
فبل تأدية أي عمل يجب علينا أن نسأل أنفسنا أربعة أسئلة أساسية هي :
1- أين نريد أن نصل ؟ ( الهدف الذى نريد الوصول إليه ) وهذا يتعلق بتعريف الأهداف والأغراض ( مرحلة التنظيم )
2- أين نحن ؟ ( ما وضعنا الحالى ؟ ) وهذا يتعلق بتحليل دقيق للموقف ( فترة الإعداد)
3- كيف نتوصل لذلك ؟ ( الطريقة ) وهذا يتعلق بتسلسل الخطى وتوزيع المسئوليات وتوفير الموارد ( مرحلة النفيذ )
4- كيف نتأكد اننا قد بلغنا الهدف ؟ وهذا يتعلق بالتقييم ( مرحلة التقييم )
اجراءات التخطيط
كيف تضع خطة عمل
ماذا : المهمة تحديد الهدف والمهام
ترتيب الأولويات
من : المشاركين المسئولين عن التنفيذ
كيف : الوسائل اللازمة
متى : الجدول الزمنى
بكم : الموارد
المتابعة : نظام جيد متبنى
متابعة الأهداف
متابعة الوساءل والأنشطة
مفاهيم مرتبطة بالتخطيط
الأهداف : الأهداف هي النتائج المطلوب تحقيقها في المستقبلواذا كان المطلوب في المستقبل البعيد فانها تسمى غايات واهداف استراتيجية أما اذا كان تحقيقها في الأجل القصير فانها تسمى اهدافا تكتيكية .
التنبؤ : يعرف التنبؤ بانه التوقع لتغيرات التي قد تحدث مستقبلا وتوؤثر بأسلوب مباشر أو غير مباشر على النشاط , ومهما كان التنبؤ دقيقا فلن يصل الى حد الصحة الكاملة في جميع الأمور .
السياسات : هي مجموعة المبادئ والقواعد التى تحكمسير العمل والمحددة سلفا بمعرفة الأدارة والتييسترشد بها العاملون في المستويات المختلفة عند اتخاذ القرارات والتصرفات المتعلقة بتحقيق الاهداف , وهناك فرق بين السياسة والهدف فالهدف هو مانريد تحقيقه , أما السياسة فهي المرشد لاختيارالطريق الذي يوصل للهدف .
الإجراءات : هي بمثابة الخطوات المكتبية والمراحل التفصيلية التي توضح اسلوب اتمام اللأعمال وكيفية تنفيذها والمسئولية عن هذا التنفيذ والفترالزمنية اللازمة لأتمام هذه الأعمال فهي اذنخط سير لجميع الأعمال التي تتم داخل المنظمة لإتمام هذه الاعمال .
تدبير الوسائل والإمكانات : مجموعة من الأنشطة والامكانيات الضرورية لترجمة هذه الاهداف الي شيء ملموس فهي ضرورية لإكمال وتحقيق الأهداف .
إجراءات وضع خطة
* أولاً : التعريف : -
هي تحويل المهام إلى وسائل وأنشطة على برنامج أو جدول زمني واضح ومحدد بعد تحديد الأهداف وترتيب الأولويات من خلال نظام متابعة للوصول إلى حالة النجاح .
* ثانيـاً : أهمية الإجراءات : -
1 – الإجراءات أحد الضمانات الهامة لتنفيذ الخطة بوجه صحيح للوصول إلى حالة النجاح .
2 – الإجراءات تساهم في تعميق النظرة الكلية والسير بمنظومة واحدة .
3 – تساهم في ترشيد تكلفة الإفراد والموارد .
4 – بدون إجراءات صحيحة تصبح المهمة حلماً جميلاً يستيقظ على واقع مر ومسئولية مهدرة .
* ثالثـاً : شروط الإجراءات الصحيحة :
1 – متدرجة ومتتابعة زمنياً ومحققة للمهمة .
2 – بسيطة وواقعية وواضحة ومفهومة .
3 – مناسبة لمستوى المنفذين .
4 – تمنع الازدواج والتعارض والتداخل .
5 – تجيب بشكل رئيسي على خمسة أسئلة ( من – ماذا – كيف – متى – بكم )
6 – لابد وان تكون الإجراءات متسقة مع التوجهات .
مواصفات الهدف الجيد
لأهمية الهدف الجيد فى عكملية التخطيط فمن الضرورى أن يتسم الهدف بمجموعة من الصفات التى تحقق الفعالية المطلوية
الوضوح والتحديد :
انه من الضرورى أن يكون الهدف واضح ومحددا تماما يسهل فهمه للجميع ( المشاركين فى تحقيقه ) ويمكن ان ستخدم لذلك ان لم يكن ( واضح ) بنفسه اجتماعات لعرض الخطة والهداف وشرحها وما المقصود منها بعد تجهيزها ومن المفترض انه قد يكون هؤلاء الأفراد قد شاركوا فى وضعها وبذلك يصبح وضوحها وفهمها أقرب وأكثر فاعلية
قابل للقياس :
لا بد للهدف أن يكون قابل للقياس حتى يسهل تحديد مدى تحقيقه وأين المنظمة منه الآن وبعد الخطة وحتى يسهل اعتباره احد المعايير الرقابية ومعايير الانجاز ويجب أن يكون قابل للقياس ومحدد من حيث ماذا يريد ؟ وبعد كم من المدة الزمنية ؟وانطلاقا من ماذا ؟ ويعتبر قابلية الهدف للقيا أحد مواصفات الهدف الجيد
واقعى :
لا بد أن تكون الهداف واقعية فيما تريد تحقيقه أى ان هذه الهداف يمكن تحقيقها أى تناسب الامكانات المادية والبشرية والزمنية المتاحة ومناسبة فى ظلل هذه الظروف المحيطة الخارجية الداخلية للمنظمة وهذا حتى لا تفاجا المنظمة بعدم أو ضعف كبير فى تحقيق الأهداف أثناء وفى نهاية الخطة
متحدة ( محفز )
كما يجب أن يكون الهدف واقعى فإنه يجب أن يكون طموح متحدى يحفز الأفراد لتحقيقه فلا يتطلع إلى نتائج زهية جدا وسهله جدا تقارب الحجالى أو قد تصل إلى مساواته أو تزيد بقلل بحجة إمكان تطبيقها أو حتى تكون واقعية بل لابد من أن يسعى الهدف لتحقيق طموح نعم لابد أن يكون فى الإمكان ولكن فيه قدر من الطموح والتحدى حتى يتم التحفيز بالجهد والعمل والبذل بصورة أكير لتحقيقه
المئمة ك
يجب أن يكون الهدف ملائما ومناسبا للمنظمة على جميع مستوياتها الإدارية المشاركة فى تحقيقه ولابد أن يكون ملائم للظروف الخاصة بالمنظمة وامكانياتها وأن يكو مقبولا وملائما لديهم ويفضل إذا كانوا قد شاركوا فى تحقيقه وكل ذلك حتى يتم الالتزام به وتحقيقه
الموضوعية ( مرتبط بنتيجة ):
لابد أن يحدد الهدف المدة الزمنية اللازمة لتحقيقه
لابد أ ن يتسم الهدف بالشرعية وتعاليم الدين وهذا شرط أساسي فى الهدف وذلك يكفل له الالتزام بالقيم والمباديء والعدل وما إلى ذلمك من أسس نجاح المنظمة
ما هى معوقات تحقيق الفاعلية للهدف
افتقاد الهدف لأحد المواصفات المطلوبة
من معوقات تحقق الهدف أو احداثه للأثر الفعال أن يفتقد أحد مواصفات الهدف الجيد أو كلها مما يسبب خلل فى الهدف عوق عملي تحقيقه
تعارض أو تناقض
ويقصد بذلك محاولة تحقيق بعض هذه الأهداف ( النتائج ) التى لا يمكن الوصول إليها كلها فى ذلك الوقت أو تناقضها مع الأهداف الأساسية للمنظمة أو تناقضها مع بعضها البعض من حيث المباديء أو احتياج كل منها موارد أساسية لا يوجد منها الكميات الكافية فى المنظمة فى نفش الفترة
تعديلات متكررة غير مناسبة
حدوث تغييرات بدون سبب مناسب لمجرد رأى أو فكرة طارئة
كثرة الإضافات طول العام
مثال لهدف : الانتشار فى 20 % من الحيز الجغرافى حول مقر
كيفية التناول ك
معنى الانتشار ( تغير الصرة الذهنية ) ملصقات – نشرات – ندوات – محاضرات
الحيز الجغرافى : حصر عدد العمارات بجوار المقر
كل منتج يصل إلى 20 % على مدار العام
يشترط أن يتم الوصول إلى 20 % جديد
تحليل البيئة الخارجية :
تعريفها :
جميع العوامل غير الخاضعة للمؤسسة مثل الاتجاهات الأخرى ( سياسة عامة فى الدولة – مساجد للاتجاه الآخر- الاحزاب – مقرات الاحزاب – النواب الاخرين-.)
الفرص المتاحة :
هى اية مواقف او اتجاهات او تغيرات قائمة او محتملة بالبيئة الخارجية التى قد تؤدى الى اتاحة فرصة افضل مثال ( الانتخابات البرلمانية – مشروع محو الامية – دعوة من درسة لعمل داخلها – فوز مجلس اباء – افتتاح نادى جديد )
التهديدات المحتملة :
هى اية امواقف او اتجاهات او تغيرات بالبيئة الخارجية تمثل خطرا قائما او محتملا على كيا ن الجمعية او تحد من قدرتها وتعوقها
مثال : فتح مجال لاتجاه معادى – نشاط بالحزب الوطنى – ضغط امنى
تحليل البيئة الداخلية :
البيئة الداخلية : هى جميع العوامل الخاضعة لسيطرة ادارة الجمعية ومنها السياسات والاجراءت وقواعد العمل الداخليثة
مواطن القوة : قدرات ذاتية مثل الموارد البشرية ( مشرفين – اشبال جيدة- تدريب جيد مساجد – اماكنات مالية )
مواطن الضعف : هى القيود وأوجه القصورؤ الذاتية ( ضعف عدد مشرفين – ضعف كفاء مشرفين – ضعف امكانات مادية – عدم وضوح الاهداف )
1) تحليل البيئة الخارجية:
:- أ- البيئة الخارجية : - هى جميع العوامل غير الخاضعة لسيطرة إدارة الجمعية ومنها : المؤثرات والتوجهات السياسية ، الاقتصادية ، الاجتماعية ، التكنولوجية ، القانونية ، التشريعية ، التنافسية ( المنافسين والشركاء الحاليين والمتوقعين للمستقبل ) – المتحكمون الرئيسيون فى الموارد .
ب- الفرص المتاحة :- هى أية مواقف أو اتجاهات أو تغيرات قائمة أو محتملة بالبيئة الخارجية قد تؤدى إلى إتاحة فرصة أفضل لتحقيق أهداف وأنشطة الجمعية وذلك إذا ما أحسن استغلال واقتناص تلك الفرص المتاحة .
ج– التهديدات المحتملة :- هى أية مواقف أو اتجاهات أو تغيرات بالبيئة الخارجية تمثل خطراً قائماً أو محتملاً على كيان الجمعية أو تحد من قدرتها وتعوقها عن تحقيق أهدافها ورسالتها .. وذلك ما لم تنجح الجمعية فى تجنبها أو تحييدها .
2) تحليل البيئة الداخلية : -
أ- البيئة الداخلية : هى جميع العوامل الخاضعة لسيطرة إدارة الجمعية ومنها
السياسات والإجراءات وقواعد العمل الداخلية .
كثيراً ما تواجه الجمعيات مشكلة نقص المعلومات الموضوعية حول كفاءة الأداء مما قد يخلق صراعات داخلية وعدم إحساس بالأمان لدى العاملين مما يؤكد أهمية وجود نظام ولو بسيط جداً لتقييم الآداء .
ب- مواطن القوة : هى القدرات الذاتية للجمعية والتى تميزها سواء كانت موارد أو إمكانيات بشرية أو مادية أو نظم عمل ويمكن استخدامها بكفاءة وفاعلية فى تحقيق أهداف ورسالة الجمعية .
ج- مواطن الضعف : هى القيود وأوجه القصور والضعف الذاتية سواء كانت موارد أو إمكانيات بشرية أو مادية أو نظم للعمل مطبقة والتى يمكن أن تعوق الجمعية عن تحقيق أهدافهاورسالتها .
ملاحظات هامة
- كلما كان تحليل البيئة واضحا وبسيطا ومختصرا وخالي من التركيبات والتعقيدات كلما كان من السهل استخدامه في التخطيط .
- من المهم ان تتاح الفرصة لممثلين عن كافة المواقع الادارية بالجمعية للمشاركة الفعالة في تحليل البيئة الداخلية والخارجية للجمعية مع اتاحة الفترة الزمنية المناسبة لهذا العمل الهام
- المشكلات والمتغيرات الخارجية يجب ان تاخذ الاولوية الاولى من المناقشةوالتحليل ثم الامور الداخلية
يجب على المشاركين في هذه العملية رصد الامور الي قد تطرأ أثناء النقاش لدراستها في حينها – بعد ان تتم خطوة التحليل قد يرى فريق التخطيط ضرورة مراجعة كل الخطوات السابقة في ظل الفهم الاوضح للبيئة الداخلية وال خارجية –كم يجب ان تهتم الجمعية بالقيام بهذه العملية بشكل دوري .
الاجراء الثاني : تحديد الهدف :
تعني ضبط أو تعامل أمثل مع الهدف ويتم ذلك من خلال :
1 – مراجعة الهدف في ضوء الواقع .
2 – إعادة تجزئة الهدف إلى أجزاء أصغر يمكن التعامل معه بيسر وسهولة .
3 – تقسيم الهدف إلى أهداف مرحلية [ ولا يشترط تجزئته زمنياً بالتساوي ]
4 – عمل تهيئة للهدف حتى يمكن ان يخدم خدمة جيدة .
والأهداف هي عروس التخطيط فلا تخطيط بدون أهداف ويتعين تصميم أهداف ت ه تهيء اطارا لعمل الادارة بما يؤدي لبلوغ غايتها او تحقيق رسالتها ويفترض ان تتسم الاهداف بما يلي :
1- الوضوح والتحديد ( بحيث لايضمن الهدف توجهات عامة غامضة )
2- ان يكون للهدف صيغة كمية كلما أمكن وله اطار زمني ( ليسهل قياس مدى تحققه )
3 – ان يركز على النتيجة المستهدفة وليس على كيفيية بلوغها.
4- ان ينسجم مع الاهداف الاخرى ولايتعارض معها .
س : من يضع الأولويات ؟
ج: المستوى الأعلى
ترتيب الولويات
بين المهام ( الهداف ) داخل الهدف نفسه
نقاط القوة والضعف ودراسة الواقع
مسد واحد فقط للمل
الطاقة المنتجة فى مجال ما مثل – دعة فردية – مشرف اشبال
هدف ضرورى لذاته او لتحقيق أهداف أخرى
مؤيد – م ق – س
هدف يدفع ضرر محقق أو يحافظ على لنمؤسسة
المقارنة بين الصعبة والعائد والمردود
من
هم المشاركين المسئولين عن التنفيذ
مكتب المنطفة مكتب الشعبة اسر لجان فرد
ويجب تحديد :
- دور كل مشارك
- حصته من المستهدف
- ترتيبه بين المشاركين
- لا يجوز ترك مهمة أو هدف دون تحديد المسئول عنها
- مثال :
- التوظيف الخارجى
- ضم 200 م ق
- زيادة المصلين بمقداتر 10000
يجب مراعاة التفاوت والاختلاف بين أداء المشاركين
بكم
الموارد
يتم تحديد الاحتياجات اللازمة من الطاقات البشرية والتكلفة المالية للجدول الزمنى السابق
التكلة المالية تكفى اولا تكفى
توفير موارد جديدة ( مشاريع تجارية )
توظيف موارد م الغير ( تبرعات )
اعادة تزيع العمال على الجدول الزمنى مع مراعاة الأولويات
التكلفة البشر ية تكفى أو لا تكفى
أعادة الجدولة
النقل بين المشاركين
زيادة رأسية ( رفع كفاءة الأفراد )
زيادة أفقية
الرجوع للمستوى الأعلى
تعليم
مساعدة
تخفيض المستهدف
رفع التكاليف
المتابعة
يجب وضع نظام متابعة بسيط وجيد ومتبنى يحدد فيه
من لمن على ماذا كيف متى ثم ماذا
يتابع المتابع موضوع المتابعة وسيلتها زمنه – دوريتها نتائجها
متى :
الجدول الزمنى الكلى والفرعى ( جداول التشغيل )
تقوم المنطقة بوضع الجدول الزمنى الكلى لها ثم بعد ذلك تقوم الشعبة بوضع جدولها
اعداد وتوزيع جداول التشغيل
ان اى عمل أو نشاط يتم ترتيبه يوضع اولا فى جدول تشغيل يحدد معه ابتداء ما يلى
موعد التجهيز
احيانا يكون فى توقيت مشترك أومتقارب فى بعض الأعمال
موعد التنفيذ
من المسئول عنه ؟ فرد أو فريق عمل له مسئول
ثم يقوم المسئول عن هذا لعمل أو النشاط باستكمال باقى بنود موعدى التجهيز والتنفيذ ويعطى التمام بذلك ويرفعه للمستوى الأعلى للاعتماد فى حينه
ملحوظة
بناء على ماسبق يتم التخفيف عن المجلس فلا تذكر تفاصيل العمال فى جداو لاتشغسيل
مراحل اعداد وتوزيع جداول التشغيل على ثلاث محاول رئيسية
الأول : أنشطة تشارك فيها المنطقة ( القسم المركزى )
لها موعد محدد من القسم ينبغى الالتزام به وتفر يغ مكانه فى جدول التشغيل
الاستعداد لها والمشاركة فيها من قبل مجلس المنطقة ( توزيع مسئولياتها على الأفراد بالمجلس ومتابعتها وعرضها على المجلس )
الثانى : انشطة مجمعة على مستوى لمنطقة كز
مجلس المنطقة هو المسئ عنها وعن عمل جدول التشغيل لها وتحديد موعدها
يتم تكليف فرد من المجلس أومعه فريق عمل لإعداد جداول التشغيل والتنفيذ وعرض ذلك على المجلس لإقراراه
الثالث : انشطة على مستومى الشعبة
تترك الشعبة لتقوم بمناقشاتها وفرزها والاشراف عليها ويحدث نفس الشيء فى مجلس ادارة الشعبة حيث يقوم بفرز التكاليف الى
تكاليف مركزية تشارك فيها يتم تحديد موعدها وتلتزم به
انشطة مجمعة على مستواها وهى مسئولة عن اعداد جدولها التشغيلى عن طريق أحد أفرادها ويعتمدها المجلس
انشطة على مسوى الأفراد والأسر وفرق العمل
مجلس المنطقة أو الشعبة
تحديد العمال تحديد المسئول عن كل عمل فيها
أعمال مركزية تسليم المسئول الموعد + معيار الانجاز
اعملا مجمعة على مستوى المنطقة او الشعبة يقوم المسئول بلآتى :
اعمال على مستوى الأفراد وفرق العمل اعداد جداول التشغيل
اعاء التمكام عنه
القيام بالتنفذ
رفع التقرير
ويراعى الآتى :
1- العمال المركزية وتوقيها للمستوى الأعلى
2- الأعمال المرتبطة بأزمنة محددة ( رمضان – الانتخابات – الصيف -.)
3- ترتيب الأمكالالمشتركة وتجميعها ( الحجاب كل الوحدات معا مرة واحدة او شهور متوالية بترتيب معين )
4- الطواريء يترك مساحة زمنية كافية لها
5- ترتيب ازمنةالدعم لافنى الللازم
موعد التنفيذ موعدلجهيز المسئول المهمة
موعد التنفيذ موعد التجهيز المسئول الوسيلة
الإجراء الثالث : ترتيب الأوليات :
( أ ) بين الأهداف : وفيها تتم المفاضلة بين الأهداف وعرض المعايير على كل هدف ومنحه درجة للوصول إلى ترتيب حسب الأهمية وبناءاً على المعايير التالية بعد :
1 - هدف ضروري لذاته .
2 – هدف ضروري لغيره
3 – هدف عام للمحافظة على المؤسسة .
4 – هدف عام يدفع ضرر محقق .
5 – هدف بنجاحه تحقق نجاحات أو تعالج ظواهر سلبية .
6 – هدف يوفر موارد أو يسرع في الإنجاز .
مع تقديم الهدف الأهم الأسهل ثم الموازنة بين الأهم الأصعب والمهم الأسهل .
ترتيب الاولويات داخل الهدف نفسه :
1- تعريف الهدف
2- تحديد مظاهر نجاح كل هدف
3- تحديد معايير قياس كل هدف
4- تحديد وسائل قياس كل هدف
5- مراعاة عنصر الزمن وأثره في تحقيق الهدف أوجزء منه .
*الإجراء الرابع : توزيع المهام على المشاركين :
يراعي عند توزيع المهام على الوحدات المشاركة في أي مستوى الآتي :
1 – مراعاة التفاوت والاختلاف بين أداء الوحدات بعضها ببعض سواء كانت فنية أو تنفيذية .
2 – يتم الاتفاق على المهام المشتركة بين كل أو بعض فرق التنفيذ .
3 – يتم تفصيل دور كل مشارك ومهمته والموارد اللازمة له .
4 – تحديد الجهات المختصة بالمتابعة والدعم الفني .
الاجراء الخامس : وضع الوسائل والأنشطة:
يقوم كل مشارك بوضع الوسائل التفصيلية لتحقيق المهمة مع مراعاة تفضيل الوسيلة الأكثر تأثيراً
استراتيجية الحصان الميت :
هناك حكمة قديمة لدى الهنود الحمر تقو ل ( اذا اكتشفت انك تركب حصانا ميتا أو على وشك الموت
فان أفضل استراتيجية هى ان تنزل عنه .)
الا ان الشائع في بيئة العمل هو اتباع استراتيجيات اخرى مثل :
شراء سوط أقوى/ تغيير الفارس /تشكيل لجنة لدراسة الحصان /رفع معايير ركوب الاحصنة الميتة /
تشكيل فريق عمل لانعاش الحصان /عمل دورة تدريبية لتقوية مقدرتنا على ركوب الحصان الميت /
تقديم مخصصات مالية اضافية لزيادة اداء الحصان /شراء ادوات تساعد الحصان الميت على الجري /
رفع شعار ان الحصان يكون أفضل واسرع وارخص اذاكان ميتا / ترقية الحصان الميت الى استشاري /
تسجيل الحصان في جمعية الخيول الأمريكية .
الإجراءالسادس : الجدول الزمني :
بعد تحديد الوسائل والأنشطة يقوم كل فريق أو وحدة بوضع الجدول الزمني ويراعى فيه الآتي :
1 الاوقات الحاكمة وهي إما عامة على جميع الوحدات ( شهر رمضان ) أو تخص وحدة بعينها مثل الطلبة
والأشبال [ امتحانات نصف العام أو آخر العام ] ديسمبر ومايو .
2 – اختيار أهم المناسبات الهجرية والميلادية التي تخدم المهام .
3 – ترتيب الجهود وتجميعها في الجدول الزمني [ الحجاب كل الوحدات مرة واحدة أو على أشهر متفرقة ]
4 – الطوارئ تترك مسافة زمنية شهر أو أكثر ( ويراعي اغتنام المواسم )
الاجراء السابع : تحديد الموارد :
:
يتم تحديد الموارد البشرية والمالية اللازمة وتوفيرها والتنسيق بين الوحدات المختلفة لتحقيق الكفاية .
الاجراء الثامن : نظام المتابعة :
: وينبغى هنا الاهتمام بجزءين
1 – أن تكون المتابعة مرتبطة بالخطة الكلية .
2 – أن تبدأ المتابعة بالوسائل والأنشطة وتنتهي على الأهداف
وهي مقسمة على جزئين ولابد من الاجابة على الاتي :
: متابعة على الوسائل والأنشطة :
1 – هل تم تنفيذ الوسائل بطريقة صحيحة فنيا وإدارياً أم لا ؟
2 – هل أنتجت الوسيلة أثرها المطلوب أم لا ؟
3 - هل أنتجت مجموع الوسائل أثرها في المجتمع ( حققت المستهدف)
: المتابعة على الخطة كلها .
1 – هل تم تنفيذ الخطة بكفاءة وفاعلية ؟
2 – هل وضعت الخطة صحيحة أم لا ؟
3 – هل تم التصحيح في الوقت اللازم وفقاً للمتغيرات والظروف أم
كيفية السير بالخطة
- أولاً : قواعد أساسية للسير بالخطة
: -
1 – التخطيط التزام : حافظ على الجهد والوقت الذي أنفق في التخطيط بتنفيذك الخطة .
2 –
المعلومات الصحيحة : أعد قاعدة دقيقة للبيانات .
3 – التلازم : احرص على تلازم عمليتي التخطيط والمتابعة .
4 – التنسيق : بين الجهات التي تشارك في تنفيذ الخطة وبين الخطط الرئيسية والفرعية .
جدول تشغيل الوحدة لشهر :
معيار الإنجاز وقت التنفيذ بدء الإعداد يوم المسئول الأعمـــــــال م
ليوم من يوم
ثم يقوم المسئول عن النشاط بالآتي : -
1 - وضع جدول تشغيل النشاط . 2 - اعتماد جدول التشغيل .
3 - التنفيذ . 4 - رفع التقارير
- مـلاحظــات : -
1 - يتم التخفيف عن المجلس فـلا ينشغل بوضع تفاصيل الأعمال في جداول التشغيل .
2 - توقيتات الإعداد والتنفيذ أحياناً تكون مشتركة أو متقاربة .
3 - المسئول ممكن أن يكون فرد أو فريق عمل .
4 - بالنسبة للأنشطة التي تشارك فيها الوحدة الجهة الأعلى يُحدد الموعد من الجهة الأعلى وتلتزم به
الوحدة وتدرجه في جدول التشغيل وتستكمل الوحدة باقي جدول التشغيل ( ما تـكلف به ) .
5 - على اللجان بالمنطقة أن تحيط مجلس المنطقة بأهم النقاط في جدول تشغيل النشاط ( من خطة اللجنة )
مثل : المكان - المسئول - المحاضر ………
6 - جدول تشغيل شهر يناير مثلاً ( كل الأعمال يبدأ إعدادها في شهر يناير لأن بعض الأعمال يستغرق إعدادها أكثر من شهر وبالتالي يجب أن يظهر في البرنامج الزمني للخطة تاريخ بدء الإعداد للأعمال التي يزيد وقت إعدادها عن شهر التنفيذ
جدول تشغيل لمسئول أي نشاط :
الزمن التكلفة المسئول عنها إجراءات وخطوات م
إلى يوم من يوم
أ ) الإعداد1 -2 - 3 -ب ) التنفيذ 1 -2 –3 -
ملخص الدورة :
الإدارة : هى العمل مع ومن خلال الآخرين فى بيئة متغيرة لتحقيق أهداف المؤسسة
عناصرها : التخطيط – التنظيم – التوجيه – المتابعة والتقويم
التخطيط: هو اسلوب لخدمة العمل لتحقيق الاستخدام الأمثل للموارد المادية والبشرية وفقا لأهداف محددة خلال فترة زمنية معينة
انواع التخطيط : استراتيجى – تكتيكى – تنفيذى
قبل العمل : أين – كيف
اجراءات الخطة : الهدف – رفع الواقع – ترتيب اولويات – الاسناد – جدول الأنشطة – الجدول الزمنى – المتابعة – الاعتماد
مواصفات الهدف : واضح – محدد- قابل للقياس – طموح – واقعى
الأولويات : للمستوى العلى اولا – بين الأهداف –د اخل الهدف نفسه – أهداف تحافظ على الكيان – أهداف تمثل توجه – أهداف مطلوبه لذاتها – أهداف مسهله لغيرها
الأنشطة : مواصفات الوسيلة ( أعظم أثر – تخدم أمثر من هدف – أقل زمن – أقل تكلفة ط)
الاعتماد : فنى – إدارى
المتابعة : لمن – على ماذا – كيف – مت – ثم ماذا